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Sociedades Científicas - catalizadoras de grandes conferências

A ciência é representada em todo o mundo por uma malha complexa de várias entidades públicas e privadas promotoras do ensinamento científico.  Apesar desta complexidade e diferenças conceptuais existem entidades com um papel integrador na sociedade civil, as Associações ou Sociedades Científicas. Estas promovem ensinamentos e atividades que estimulam o gosto pela ciência, sendo  essenciais na partilha, empatia, unificação e seriedade. Estas qualidades funcionam como um agregador poderoso de profissionais dos mais diferentes meios (escolas, academia, investigação, industria, media, política, etc) que acabam por dinamizar e/ou se envolver ativamente nas suas organizações.

O papel destas entidades é muito importante em todos os países criando laços científicos com congéneres de outros países e/ou afiliando-se com entidades ibéricas, europeias, intercontinentais, mundiais, etc

Em todas as áreas científicas é possível assistir a este dinamismo na organização de eventos da especialidade - o…

Resilience & Evolution

At a time when mankind is fighting a global pandemic, the entities that promote the sciences are showing their true resilience and experience to overcome difficulties and continue to fulfill their role. 

Either by adapting their work methods, with an emphasis on remote work through the conversion of face-to-face meetings into the digital realm with tools such as Skype / Zoom / Webex; extending dates for the submission of papers in the most distant congresses and postponing closer congresses (June/May/April). This adaptation shows how important technology is in a business context and the benefits it brings to almost all economic activities.

We are confident that in three months we will emerge stronger and richer from this test to our civilization. Either through different working techniques, more adapted to our day-to-day realities, or through or though a greater sense of citizenship and our societal values - in favor of the common good.

"May the force be with you!"

Entradas ou inscrições? O que faz mais sentido em conferências científicas?

Hoje trazemos um assunto que, não sendo estruturante, mostra como existem diferenças de concepção relativamente ás pessoas intervenientes num evento científico - o papel do participante. Em todas as conferências científicas os interessados inscrevem-se, seja porque são convidados, palestrantes, delegados ou patrocinadores. Deste processo vai depender toda a logística necessária para o grande dia: reserva de lugar, confirmação de presença, produção de material, programa social, programa científico, etc.

Um grande número de softwares de gestão de eventos introduziu o conceito de entrada. Essa denominação é comum em empresas que promovem espectáculos (concertos, festivais, teatros, etc) e outros eventos culturais, e que entretanto alargaram o seu mercado para as conferências científicas, mantendo o conceito - que outros softwares também seguiram. A entrada é vista assim como um acesso de um espectador.

Este tratamento pode ser redutor, exclusivo, e um contra-senso para a ciência. O partic…

Erros mais comuns na organização de conferências / Most common mistakes in organizing conferences

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Reflectindo sobre os nossos anos de trabalho na organização de conferências científicas, conseguimos identificar alguns padrões que poderão dificultar o seu êxito.  É mais comum falar do que se deve fazer e não tanto no que se deve evitar. Hoje iremos focar-nos em alguns destes tópicos problemáticos.

Falta de planeamento antecipado. Este é talvez o erro mais comum. Habitualmente é preciso algum tempo de organização, várias fases e uma equipa capaz de cumprir as diferentes tarefas de cada fase. É possível fazer bons congressos com um bom planeamento. Sem planeamento, um bom congresso é uma questão de sorte.Ambição ou expectativas superiores à realidade. Na maioria dos eventos, as comissões organizadoras conseguem ser cautelosas sobre a previsão de participantes e muitas vezes têm previsões realistas. Mas quando a ambição ultrapassa a realidade podemos ter consequências bastante sérias. A mais visível são os gastos acima das possibilidades. O ideal será fazer um…

Resiliência & Evolução

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Numa altura em que a humanidade se esgrima numa luta contra uma pandemia global, as entidades que promovem as ciências mostram a sua verdadeira resiliência e experiência para contornar as dificuldades e continuarem a desempenhar o seu papel.

Quer adaptando o método de trabalho dos seus colaboradores - reforçando o teletrabalho; convertendo reuniões presenciais em reuniões digitais - Skype / Zoom / Webex; prolongando datas para a submissão de trabalhos nos congressos mais longínquos e adiando congressos mais próximos (junho/maio/abril).

Esta adaptação mostra o quão importantes são as tecnologias no contexto empresarial  e os benefícios que trazem para quase todas as atividades económicas.

Estamos confiantes que daqui a três meses sairemos mais fortes e enriquecidos deste teste à nossa civilização. Quer através de técnicas de trabalho diferentes, mais adaptadas ao contexto familiar ou por uma maior noção de cidadania e conceptualização dos valores da sociedade …

Aceitação de resumos em série? É possível? Em que contexto?

A essência de um evento cientifico é a partilha do conhecimento. Partilha esta que é feita através das diferentes comunicações que o compõem. Em termos logísticos, isto implica a recepção das comunicações dos participantes e sua validação. Habitualmente as comunicações são agrupadas em Orais e Poster (havendo muitas mais formas).

Em congressos pequenos, até 250 participantes, normalmente não se recorre à atribuição das comunicações por diferentes revisores, cabendo à comissão organizadora e científica a gestão do processo de seleção. Após decisão opta-se por rejeitar, permutar e aceitar as comunicações individualmente. Finalmente, na posse desta decisão, o participante confirmará a sua participação no congresso.

Habitualmente a aceitação de resumos é um processo moroso, de apreciação e validação manual. No entanto, é possível optimizar esse processo de validação final para que, com um clique, seja possível aceitar centenas de resumos.

Estimamos que cada comunicação consome cerca 5-10 …

Organização de conferências científicas vs produtividade

Analisando a evolução dos congressos realizados em Portugal nos últimos cinco anos, apercebemos-nos de um forte incremento de reuniões científicas dirigidas à comunidade cientifica portuguesa e na fixação de grandes congressos internacionais.
Este crescimento, transversal às diferentes áreas, demonstra que a atividade científica em Portugal é dinâmica e amplamente reconhecida. Para complementar a qualidade da ciência que se faz por cá, Portugal reúne boas condições logísticas - baixos custos de operação, bom catering e alojamento... em suma, boas infra-estruturas - pelo que tem ganho distinção mundial na área do turismo.

Nem sempre este incremento de congressos acompanha a evolução técnica e as boas práticas de organização.  São ainda recorrentes problemas sérios de logística, o mau manuseamento de dados pessoais e falta de planeamento atempado. Estes pontos introduzem erros às diferentes fases de organização, afectando a eficiência, segurança e muitas vezes o próprio orçamento.

Numa …