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Erros mais comuns na organização de conferências

Reflectindo sobre os nossos anos de trabalho na organização de conferências científicas, conseguimos identificar alguns padrões que poderão dificultar o seu êxito.  É mais comum falar do que se deve fazer e não tanto no que se deve evitar. Hoje iremos focar-nos em alguns destes tópicos problemáticos.

Falta de planeamento antecipado. Este é talvez o erro mais comum. Habitualmente é preciso algum tempo de organização, várias fases e uma equipa capaz de cumprir as diferentes tarefas de cada fase. É possível fazer bons congressos com um bom planeamento. Sem planeamento, um bom congresso é uma questão de sorte.Ambição ou expectativas superiores à realidade. Na maioria dos eventos, as comissões organizadoras conseguem ser cautelosas sobre a previsão de participantes e muitas vezes têm previsões realistas. Mas quando a ambição ultrapassa a realidade podemos ter consequências bastante sérias. A mais visível são os gastos acima das possibilidades. O ideal será fazer uma análise SWOT antes de ca…

Resiliência & Evolução

Numa altura em que a humanidade se esgrima numa luta contra uma pandemia global, as entidades que promovem as ciências mostram a sua verdadeira resiliência e experiência para contornar as dificuldades e continuarem a desempenhar o seu papel.

Quer adaptando o método de trabalho dos seus colaboradores - reforçando o teletrabalho; convertendo reuniões presenciais em reuniões digitais - Skype / Zoom / Webex; prolongando datas para a submissão de trabalhos nos congressos mais longínquos e adiando congressos mais próximos (junho/maio/abril).

Esta adaptação mostra o quão importantes são as tecnologias no contexto empresarial  e os benefícios que trazem para quase todas as atividades económicas.

Estamos confiantes que daqui a três meses sairemos mais fortes e enriquecidos deste teste à nossa civilização. Quer através de técnicas de trabalho diferentes, mais adaptadas ao contexto familiar ou por uma maior noção de cidadania e conceptualização dos valores da sociedade - a favor do bem comum.

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Aceitação de resumos em série? É possível? Em que contexto?

A essência de um evento cientifico é a partilha do conhecimento. Partilha esta que é feita através das diferentes comunicações que o compõem. Em termos logísticos, isto implica a recepção das comunicações dos participantes e sua validação. Habitualmente as comunicações são agrupadas em Orais e Poster (havendo muitas mais formas).

Em congressos pequenos, até 250 participantes, normalmente não se recorre à atribuição das comunicações por diferentes revisores, cabendo à comissão organizadora e científica a gestão do processo de seleção. Após decisão opta-se por rejeitar, permutar e aceitar as comunicações individualmente. Finalmente, na posse desta decisão, o participante confirmará a sua participação no congresso.

Habitualmente a aceitação de resumos é um processo moroso, de apreciação e validação manual. No entanto, é possível optimizar esse processo de validação final para que, com um clique, seja possível aceitar centenas de resumos.

Estimamos que cada comunicação consome cerca 5-10 …

Organização de conferências científicas vs produtividade

Analisando a evolução dos congressos realizados em Portugal nos últimos cinco anos, apercebemos-nos de um forte incremento de reuniões científicas dirigidas à comunidade cientifica portuguesa e na fixação de grandes congressos internacionais.
Este crescimento, transversal às diferentes áreas, demonstra que a atividade científica em Portugal é dinâmica e amplamente reconhecida. Para complementar a qualidade da ciência que se faz por cá, Portugal reúne boas condições logísticas - baixos custos de operação, bom catering e alojamento... em suma, boas infra-estruturas - pelo que tem ganho distinção mundial na área do turismo.

Nem sempre este incremento de congressos acompanha a evolução técnica e as boas práticas de organização.  São ainda recorrentes problemas sérios de logística, o mau manuseamento de dados pessoais e falta de planeamento atempado. Estes pontos introduzem erros às diferentes fases de organização, afectando a eficiência, segurança e muitas vezes o próprio orçamento.

Numa …

A importância de ter faturação integrada na gestão de conferências

Quem organiza congressos compreende que a gestão de tarifas e faturação é vital para o sucesso da conferência. Uma conferência sem fundo de maneio não consegue adjudicar os serviços para sua concretização. Faturar é por isso prioritário e, se possível, com celeridade, segurança e transparência melhor!

A grande maioria das conferências realizada em Portugal não usa software de faturação integrado na gestão dos inscritos. É importante garantir aos participantes que o seu registo é fluído e transparente – que os seus dados não irão ser partilhados, extraídos e manipulados sem qualquer controlo. Infelizmente, isto ainda acontece na maioria dos eventos!

Quais as vantagens de uma abordagem de integração na faturação na gestão de conferências?

comodidade - permite, no mesmo espaço do registo do participante, aceder a documentos de faturação;segurança e respeito pela proteção dos dados - evita a manipulação e migração de dados para outros programas;redução do processo administrativo - reduz mu…

Sugestões para organizar uma conferência científica sem percalços

Sempre que iniciamos um projeto novo, a ansiedade e a motivação inundam o nossa consciência. Se por um lado sonhamos e idealizamos, por outro lado temos dúvidas e medos que nos assombram. Na gestão de eventos o problema é idêntico - cada evento é único e queremos que seja especial, memorável e digno de louvor.

No entanto, para além das especificidades únicas, os eventos são também compostos por características que facilmente a organização pode replicar e optimizar, não só diminuindo assim o stress associado à organização, como reduzindo drasticamente o investimento financeiro, humano e temporal necessário à concretização do evento.

Se está agora a iniciar a organização de conferências científicas, partilhamos consigo algumas dicas que lhe poderão ser úteis: Não queira fazer tudo sozinho. Encontre uma equipa próxima de confiança e motivada, e delegue neles responsabilidades;Inicie a organização com um ano de antecedência (ou mais, se esperar mais de 750 participantes);Defina o local do…

Pagamentos eletrónicos na gestão de conferências são seguros?

A promoção de congressos científicos na internet é uma prática com pouco mais de 20 anos e o uso de software gestor de conferências tornou-se mais habitual nos últimos 10 anos. Atualmente, a grande maioria das plataformas de gestão de conferências permite o pagamento eletrónico com cartão de crédito de forma perfeitamente segura e efetiva mas, nem sempre foi assim...

Poucos se lembram dos primórdios da internet. Era muito comum o envio dos dados do cartão de crédito via email. Até há poucos anos, alguns gestores de conferências colectavam os dados do cartão na base de dados (de forma não segura) - ou enviavam os dados recolhidos para o e-mail da organização, onde eram posteriormente manipulados. Sem se aperceberem os participantes estavam a colaborar nessa falha de segurança que podia ser facilmente alvo de fraude.

Antes destes softwares de gestão de eventos também se processavam pagamentos com cartão de crédito,  mas os dados eram enviados por fax,  carta ou telefone, para depois ser…