A importância de ter faturação integrada na gestão de conferências

Quem organiza congressos compreende que a gestão de tarifas e faturação é vital para o sucesso da conferência. Uma conferência sem fundo de maneio não consegue adjudicar os serviços para sua concretização. Faturar é por isso prioritário e, se possível, com celeridade, segurança e transparência melhor!

A grande maioria das conferências realizada em Portugal não usa software de faturação integrado na gestão dos inscritos. É importante garantir aos participantes que o seu registo é fluído e transparente – que os seus dados não irão ser partilhados, extraídos e manipulados sem qualquer controlo. Infelizmente, isto ainda acontece na maioria dos eventos!

Quais as vantagens de uma abordagem de integração na faturação na gestão de conferências?

• comodidade – permite, no mesmo espaço do registo do participante, aceder a documentos de faturação;
• segurança e respeito pela proteção dos dados – evita a manipulação e migração de dados para outros programas;
• redução do processo administrativo – reduz muitos processos na manipulação e migração de dados que, de outra forma, consumiriam várias semanas de trabalho extra. Nos pagamentos eletrónicos (PayPal e cartão de crédito) deixa de ser necessária a intervenção humana já que podem ser gerados autonomamente;
• menor burocracia – menos intervenientes desde a fase de introdução de dados até ao momento de obtenção dos documentos contabilisticos;
• melhor controlo de pagamentos (pago/não pago) vs faturação – melhor gestão de pagamentos: o que estiver pago, está faturado portanto, é imediato;
• maior celeridade entre pagamento e fatura emitida – em pagamentos eletrónicos a fatura é automática e mesmo nas emissões manuais não há migração ou manipulação de dados, pelo que potencia a redução de tempo nesse processo; integrar pagamentos eletrónicos com faturação – como já referido, torna mais real a noção de pagamento eletrónico. O que for pago com cartão de crédito gera automaticamente uma fatura e o registo fica marcado como pago;
• desmaterialização – as faturas podem ficar disponíveis numa área reservada ao participante ou ser enviadas por email.

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