Programas científicos, comunicações, documentos e informações essenciais: será necessária uma aplicação dedicada quando grande parte destas funcionalidades já está disponível através de um simples browser?

Nos últimos anos, as aplicações móveis tornaram-se uma presença cada vez mais comum em conferências e congressos científicos. Para muitos organizadores, disponibilizar uma app própria parece ser um passo natural na modernização do evento, oferecendo aos participantes uma experiência digital mais completa.

Mas será que uma aplicação dedicada é sempre a melhor solução?

Mais uma app para instalar?

Pensemos na experiência de um participante que frequenta várias conferências ao longo do ano.

Para cada evento, poderá ser convidado a descarregar uma aplicação diferente, criar uma conta, autenticar-se e familiarizar-se com uma nova interface. Tudo isto para consultar o programa científico, encontrar uma comunicação ou aceder a documentos disponibilizados pela organização.

No final da conferência, é provável que essa aplicação deixe de ser utilizada e acabe por ser eliminada do telemóvel.

Este processo levanta uma questão importante: estaremos a facilitar a experiência dos participantes ou a acrescentar uma etapa desnecessária?

A alternativa pode estar no browser

Atualmente, os browsers dos smartphones permitem experiências digitais cada vez mais completas, com interfaces adaptadas aos dispositivos móveis e acesso imediato à informação, sem necessidade de instalar aplicações adicionais.

No Sci-Meet, a área do participante permite centralizar diversas funcionalidades essenciais à participação numa conferência científica, incluindo:

• Programa científico: consulta das sessões, horários e organização das atividades científicas.
• Comunicações científicas: acesso à lista de trabalhos e comunicações apresentados no evento.
• Ficheiros públicos: consulta e descarregamento de documentos e materiais disponibilizados pela organização.
• Informações do participante: acesso à informação associada à sua inscrição e aos documentos disponibilizados na respetiva área.

Tudo isto através de um browser, no computador, tablet ou smartphone.

Basta aceder ao endereço do evento. Sem instalações, sem ocupar espaço no dispositivo e sem depender de uma aplicação específica.

Uma experiência digital não precisa de começar numa app store

Uma das vantagens para uma solução baseada na web é a facilidade de acesso.

O participante pode abrir uma ligação recebida por email, aceder ao website da conferência ou utilizar um código QR disponibilizado pela organização.

Não precisa de procurar a aplicação correta numa loja, verificar a compatibilidade com o dispositivo ou instalar atualizações.

Para os organizadores, esta abordagem também simplifica a disponibilização de conteúdos. As alterações ao programa, às comunicações ou aos documentos podem ser refletidas diretamente na plataforma, sem necessidade de distribuir novas versões de uma aplicação.

E há ainda outra vantagem: a informação fica integrada no mesmo ambiente digital utilizado para gerir as inscrições, as publicações, pagamentos e os restantes processos da conferência.

E quanto custa ter uma app própria?

O desenvolvimento ou contratação de uma aplicação específica representa um investimento adicional no orçamento de um evento.

Dependendo da solução, podem existir custos associados à personalização, configuração, publicação, manutenção e suporte técnico.

Para uma conferência de dois ou três dias, importa avaliar se esse investimento se traduz efetivamente numa melhoria significativa para os participantes.

Se o principal objetivo é consultar o programa, pesquisar comunicações e aceder a documentos, uma solução web pode responder às necessidades do evento sem acrescentar uma nova camada de custos e complexidade.

O orçamento poupado poderá ser direcionado para outras componentes da conferência, como a qualidade do programa científico, os serviços aos participantes ou a comunicação do evento.

As apps continuam a fazer sentido?

Naturalmente, existem situações em que uma aplicação dedicada pode trazer vantagens.

Funcionalidades como notificações push, interação em tempo real, ferramentas avançadas de networking, funcionalidades offline ou experiências personalizadas podem justificar a sua utilização, dependendo da dimensão e dos objetivos do evento.

A questão não é afirmar que as aplicações móveis são desnecessárias, mas reconhecer que nem todas as conferências precisam delas.

Antes de investir numa app, vale a pena identificar quais as funcionalidades realmente indispensáveis e perceber se estas já estão disponíveis na plataforma de gestão do evento.

Menos aplicações, mais simplicidade

A transformação digital dos eventos científicos não deve ser medida pelo número de aplicações utilizadas, mas pela facilidade com que participantes e organizadores conseguem aceder à informação e realizar as suas tarefas.

Uma boa experiência digital é aquela que elimina obstáculos, simplifica processos e disponibiliza a informação certa no momento certo.

Com o Sci-Meet, os organizadores podem disponibilizar aos participantes um conjunto de funcionalidades essenciais, diretamente através do browser e integradas na gestão da conferência.

Porque, por vezes, a melhor app para uma conferência é aquela que não precisamos de instalar.

---

Conheça o Sci-Meet

Descubra como simplificar a organização da sua próxima conferência científica, desde as inscrições e submissões até ao programa científico e à área do participante.