Caminhada, a chave para uma boa gestão de eventos

Quando o assunto é organizar um congresso muitos são os caminhos que podemos seguir. As escolhas condicionam o programa científico, o público, a organização, o balanço financeiro e, em última instância, a satisfação dos delegados que nela participam.Caminhar é por isso uma boa metáfora para descrever a gestão e o planeamento de um evento científico. Antes de caminhar devemos assegurar um equipamento confortável, antever as condições climatéricas e planear o percurso. Simples!

O equipamento é toda a infraestrutura: Por um lado, necessitamos garantir a estrutura base online através de um gestor de conferências, que nos permita gerir inscrições, resumos, pagamentos, faturação, etc. Por outro, necessitamos gerir a estrutura física de funcionamento do evento: fornecedores, local da conferência, colaboradores,  convidados e o responsável pela divulgação.

Reunida a infra-estrutura base será necessário antever os potenciais riscos. O nosso ponto de partida, será traçar uma análise SWOT, analisando os pontos fortes, as fraquezas, as oportunidades e as ameaças do evento, por forma a prevermos e colmatarmos atempadamente as fragilidades, mas sobretudo, para potenciarmos ao máximo o evento. É com base nesta informação que vamos poder traçar objectivos mais realistas, definir datas e metas/responsabilidades para cada um dos intervenientes.

Finalmente, é o momento de caminharmos, confiantes e apoiados por uma estrutura sólida. Organizar um evento científico pode parecer, à partida,  complicado e trabalhoso mas, na realidade é bastante simples! Com uma visão clara do evento e suportado por um bom software de gestão, que lhe permita gerir os diferentes passos de forma intuitiva, o seu evento está a um passo do sucesso!

Se precisar de alguma indicação ou sugestão poderá contactar-nos através do site www.sci-meet.com