Organização de conferências científicas vs produtividade

Analisando a evolução dos congressos realizados em Portugal nos últimos cinco anos, apercebemos-nos de um forte incremento de reuniões científicas dirigidas à comunidade cientifica portuguesa e na fixação de grandes congressos internacionais.
Este crescimento, transversal às diferentes áreas, demonstra que a atividade científica em Portugal é dinâmica e amplamente reconhecida. Para complementar a qualidade da ciência que se faz por cá, Portugal reúne boas condições logísticas – baixos custos de operação, bom catering e alojamento… em suma, boas infra-estruturas – pelo que tem ganho distinção mundial na área do turismo.

Nem sempre este incremento de congressos acompanha a evolução técnica e as boas práticas de organização.  São ainda recorrentes problemas sérios de logística, o mau manuseamento de dados pessoais e falta de planeamento atempado. Estes pontos introduzem erros às diferentes fases de organização, afectando a eficiência, segurança e muitas vezes o próprio orçamento.

Numa análise exaustiva a diferentes entidades, verificamos que muitas negligenciam o uso de software de gestão de conferências, dando primazia a formulários no google forms, inscrições por email, submissão de resumos por email ou até organização híbrida – inscrições numa plataforma, resumos noutra plataforma, pagamentos e/ou faturação numa terceira, mailing para os participantes através de uma quarta plataforma e, finalmente, gestão de alojamentos ou tours ainda numa quinta plataforma!

Esta desfragmentação de recursos condiciona fortemente a eficiência – curva de aprendizagem dos diferentes softwares, dificuldades na integração e migração de dados entre plataformas, maior investimento em softwares de gestão, maior probabilidade de ocorrência de erros e perdas de dados – e potencia o desrespeito pelas atuais políticas de proteção de dados.

Para melhorar este dinâmica sugerimos que centralize o maior número de recursos numa aplicação. Uma convergência de recursos administrativos simplifica a vida à organização e ao participante. Sendo que possivelmente até lhe reduzirá os custos e o tempo pela anternância de recursos.

Pode obter mais informações em www.sci-meet.com