Erros mais comuns na organização de conferências / Most common mistakes in organizing conferences



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Reflectindo sobre os nossos anos de trabalho na organização de conferências científicas, conseguimos identificar alguns padrões que poderão dificultar o seu êxito.  É mais comum falar do que se deve fazer e não tanto no que se deve evitar. Hoje iremos focar-nos em alguns destes tópicos problemáticos.

  • Falta de planeamento antecipado. Este é talvez o erro mais comum. Habitualmente é preciso algum tempo de organização, várias fases e uma equipa capaz de cumprir as diferentes tarefas de cada fase. É possível fazer bons congressos com um bom planeamento. Sem planeamento, um bom congresso é uma questão de sorte.
  • Ambição ou expectativas superiores à realidade. Na maioria dos eventos, as comissões organizadoras conseguem ser cautelosas sobre a previsão de participantes e muitas vezes têm previsões realistas. Mas quando a ambição ultrapassa a realidade podemos ter consequências bastante sérias. A mais visível são os gastos acima das possibilidades. O ideal será fazer uma análise SWOT antes de cada congresso.
  • Adjudicação de serviços superior à necessidade. É sempre preferível adjudicar serviços que permitam alguma flexibilidade caso as estimativas iniciais possam sofrer algum desvio. É comum contratualizar-se serviços que estão blindados e sem grande margem para reduções - ou com prazos que não se adequam aos do evento.
  • Datas de submissão de resumos e aceitação demasiado próxima da data de agravamento de tarifas. É sabido que os participantes em larga escala só concretizam a sua participação após terem confirmação da aceitação do seu trabalho. Ter datas de agravamento de tarifas muito próximas das de aceitação, pode tornar o processo administrativo do participante e da organização bastante problemático, potenciando o risco de picos de trabalho num curto espaço de tempo.
  • Datas de agravamento de tarifas demasiado próximas do evento. Este é um outro problema que potencia a entrada de participantes em congressos sem o pagamento concluído ou com processo administrativo nas instituições ainda em curso. Habitualmente tudo se resolve mas acaba por ser um risco desnecessário.
  • Grandes Eventos. Devemos evitar agendar conferências em datas coincidentes com grandes eventos (festivais, atividades religiosas, etc). Esta questão também se relaciona com a falha de planeamento, pois antes de organizar convém sempre aferir se existem outros eventos culturais nas datas próximas. Caso se opte por correr esse risco, então convém estar preparado para hotéis e serviços esgotados ou com preços muito inflacionados.
  • Má gestão de recursos humanos e multitasking. Todos sabemos e queremos fazer um pouco de tudo mas, nem sempre fazermos tudo significa que saibamos fazer tudo bem ou que estamos preparados para resolver todas as solicitações. Algumas organizações ainda pecam na delegação de tarefas. A delegação de tarefas é obrigatória e tem de ser directamente proporcional ao tamanho da conferência.
  • Informação escassa. Infelizmente esta questão é mais comum do que seria desejável. Ter pouca informação numa conferência é má publicidade. A informação nunca é demais e quanto mais atempada, melhor. Congressos bem sucedidos têm normalmente uma página web bem organizada e completa.
  • Negligenciar o email da conferências e não responder atempadamente. Esta é outra situação que ocorre em especial quando há falta de planeamento ou má gestão de recursos humanos. Estar atento ao email da conferência, a partir do momento em que se torna público, é essencial para acompanhar as duvidas dos participantes e enriquecer a construção do site caso se tornem recorrentes.
  • Desdobrar tarifas em excesso. Demasiadas tarifas ou conjugações apenas causam dúvidas e confusão aos intervenientes. Idealmente deve optar-se por tarifas inclusivas, que incluam o programa social e/ou que beneficiem os estudantes - habitualmente mais participativos.
  • Impostos. Deve verificar sempre as questões relacionadas com IVA com um contabilista certificado. Especialmente na taxação correcta nas tarifas dos participante, donativos e patrocínios, quer no pagamento a fornecedores quer no seu impacto nas declarações de IVA. Dependendo das entidades envolvidas existem enquadramentos tributários diferentes que poderão fazer toda diferença no balanço final do seu encontro.

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Looking back on our work organising scientific conferences over the years, we have been able to identify some patterns that may hamper its success.

Though it is far more common to hear people talk about what should be done, today we shall focus on some of the aspects that should be avoided.

Not planning in advance. This is, perhaps, the most common mistake. Usually it takes some time to plan and organize, several phases and a team capable of fulfilling the different tasks of each phase. It's possible to make good congresses with good planning. Without planning, a good congress is a matter of luck.

Excessive ambition or irrealistic expectations. In most events, organising committees can be cautious about predicting participant volumes and often have realistic forecasts. But when ambition exceeds reality, we can have quite serious consequences. The most visible one being spending above possibilities. Ideally, a SWOT analysis should be done before each congress.

Adjudication of services above necessity . It's always preferable to contract services that allow some flexibility in case the initial estimates deviate. It's common to contract services that are shielded and without much margin for reductions - or with deadlines that do not suit those of the event.

Setting submission and acceptance of abstracts dates and aggravation dates too close. It's known that participants, on a large scale, will only participate after having confirmed the acceptance of their work. Having rates aggravation dates too close to those of acceptance may make the administrative process of the participant and the organisation quite problematic, potentiating the risk of work peaks in a short period of time.

Aggravation dates too close to the event. This is another problem that encourages the entry of participants in congresses without the payment completed or with the administrative process in the institutions still in progress. Usually everything is solved but it turns out to be an unnecessary risk.

Big Events. We should avoid scheduling conferences on dates that coincide with larger events (festivals, religious activities, etc). This issue is also related to the lack of planning, since before closing a date on an event, organisers need to check if there are other cultural events on the coming dates. If you choose to take that risk, then you should be prepared for hotels and services that are sold out or at very inflated prices.

Poor human resource management and multitasking. We all know and want to do a bit of everything but, not always doing everything means that we know how to do everything well or that we are prepared to solve all the requests. Some organisations still fail to delegate tasks. Task delegation is mandatory and must be directly proportional to the size of the conference.

Failing to provide enough information. Unfortunately this issue is more common than would be desirable. Having little information at a conference is bad publicity. In this case, there’s no such thing as too much information. And if you can spread it in a timely manner, the better. Successful conferences usually have a well organised and complete web page.

Neglecting the conference email and not responding in time. This is another situation that occurs especially when there is a lack of planning or poor management of human resources. Consistent monitoring of the conference email, from the moment it becomes public, is essential to address the doubts of the participants and enrich the construction of the website if they become recurrent.

Setting too many different rates. Having too many rate options or conjugations only causes doubts and confusion to the participants. Ideally, you should opt for inclusive rates, which include the social programme and/or which benefit students - usually more active in scientific events.

Failing to check tax issues. You should always check VAT issues with a certified accountant. Especially on the correct taxation of participant fees, donations and sponsorships - both on payments to suppliers and their impact on VAT returns. Depending on the entities involved there are different tax frameworks that may make all the difference in the final balance of your meeting.

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