Mantenha a gestão da sua conferência simples

A organização de uma conferência é um processo longo, composto por vários estágios e que, muitas vezes, se traduz numa fonte de ansiedade difícil de antever. Um organizador experiente sabe que, respeitando alguns procedimentos, tudo correrá dentro do esperado. Contudo facilmente alguns organizadores menos experientes, ou pressão dos clientes, podem optar por desvios à norma: um programa mais ambicioso, um jantar mais completo, um livro de resumos mais vistoso… É certo que alguns participantes irão reparar nesses detalhes mas outros não farão grande distinção.

Depositamos algumas sugestões que podem evitar perda de tempo ou despesas desnecessária – salvo  situações muito específicas:

• Espaçamento confortável entre datas(submissão, notificações da aceitação e agravamento de tarifas). Evite deixar datas demasiado próximas entre si. Assim evita que, em caso de ter de adiar prazos,  estas possam aproximar-se em demasia ou cair em cima do congresso;
• Poucas datas (resumos, agravamento de tarifas e notificações). Habitualmente são necessárias três datas que antecedem o evento. Podem existir situações excecionais com candidatura a bolsas, marcação de alojamentos/viagens.
• As tarifas essenciais. Em encontros científicos é comum existir uma tarifa normal e outra para estudantes, com descontos para associados das sociedades/associações científicas. Porém é comum desdobrarem tarifas em várias tipologias de estudantes e até segmentar a tarifa normal para senior ou junior. Mais complexo ainda são os casos em que as tarifas espelham variações no pacote de serviços: jantares, almoços, workshops, alojamento, tour… Evite ao máximo, só cria confusão e em nada ajuda o organizador a ter um encontro mais bem organizado e com melhor resultado financeiro. Há outras opções logísticas para controlar as refeições do programa social, workshops e tours –  taxar como serviços extra é uma opção.
• Página da conferência simples. É importante garantir que as informações estão claras e bem organizadas. Evite demasiados destaques na homepage, textos longos, animações abusivas, cores em excesso. Evite textos demasiado longos, opte por balançar a informação entre subtítulos que categorizem a informação em subtópicos e com bom espaçamento entre as linhas do texto. Datas, tarifas, formulário de registo e informação para a submissão devem estar sempre acessíveis. Mais tarde o foco passará para a parte do programa científico. Este deve ter um calendário resumido que foque as sessões num todo, só depois adense a informação.
• Redes Sociais. As redes sociais são uma boa solução para promover a sua conferência. Faça um pequeno estudo das redes com melhor visibilidade na área científica da conferência. Nem todas as áreas têm as mesmas receitas (essencialmente opte por Twitter, Linkedin e Facebook).
• Campanhas pagas nas redes sociais. Também aqui é importante perceber qual a rede com melhor visibilidade na área do seu congresso. Antes de estourar uma bela fortuna a promover anúncios, deve perceber qual a melhor estratégia para chegar ao target. Idealmente é chegar ao público que gosta da sua área ou consume revistas na sua área ou certas áreas geográficas. Pagar campanhas sem uma sólida avaliação prévia pode fazer com que gaste 10-20-30 vezes mais do que necessário.
• Livro de resumos. Atualmente a impressão de livro de resumos começa a ser bastante reduzida, tendo as organizações optado muitas vezes por oferecer em formato digital, quer através de um flash drive, quer através da página da conferência, utilizando password. Outra possibilidade que começa a parecer é o livro digital na mesma área de registo/submissão. Caso opte por imprimir, tenha em atenção a gramagem ou formatos menos convencionais que incrementam significativamente o custo. Outra situação comum que incrementa o custo são as impressões em cima da data da conferências.
• Livro de resumos em papel. Grande parte dos participantes chega às suas casas sem o livro de resumo. Desfazem-se deles durante o congresso ou no hotel. Pode questionar atempadamente, durante o registo quem precisa de livro impresso e entregue aos restantes em formato digital. Sai mais em conta e é mais ecológico.
• Programa Social. Os programas sociais são muitas vezes uma dor de cabeça para gerir. Espaços caros, esgotados, sem capacidade, catering caro. Quanto mais cedo antever todos os problemas logísticos melhor. Tente perceber no espaço que alugou quem são os fornecedores habituais mais habilitados. Muitas vezes a opinião dos parceiros é a solução para minimizar futuros problemas.
• Capacidade no limite. Muitos congressos são organizados com base na capacidade dos auditórios mas nem sempre essa é a real capacidade do espaço. Fora do auditório os participantes juntam-se para partilharem ideias, quer durante o coffee-break, quer na sessão dos painéis. Facilmente esses espaços tornam-se pequenos e desconfortáveis nessas aglomerações quando os auditórios estão cheios.
• Aluguer de espaços. O espaço de realização é talvez a primeira coisa a tratar na gestão de um congresso. Quanto antes melhor. Conseguirá a melhor hipótese para a data que pretende. Quase todas as instituições de ensino superior e hotéis alugam alugam os seus espaços. Faça uma previsão de despesa e plano de pagamentos (reserva e pagamentos posteriores). Estabeleça um contrato que preveja tudo o que precise (limitações para empresas de catering, espaço para stand dos patrocinadores, espaço para coffee breaks e welcome receptions, etc ), segurança, suporte e um possível cancelamento do evento.
• Viagens? Delegue! As deslocações dos participantes devem ser geridas pelos próprios. Procure estabelecer parceria com uma agência de viagens que faça o processo de intermediação, caso os participantes precisem de ajuda e divulge essa informação no site. O mesmo é válido para convidados, encaminhe-os para quem melhor que ninguém está habituado a tratar da complexa rede logística e peça a fatura no fim. Assim evita perda de tempo, burocracia e problemas em caso de cancelamento e atrasos nas viagens – estas empresas têm mecanismos próprios de alerta e com maior facilidade encontram alternativas para resolver imprevistos.
• Estadias? Delegue sempre que não conheça a localidade. Assim como a gestão de viagens também o alojamento deve ficar à responsabilidade do participante contudo, nesta, devemos promover mais informações no site sobre soluções de alojamento e proximidade com o local do evento. As empresas de gestão de viagens  também poderão dar um contributo como intermediárias neste processo, evitando perder tempo em contactos entre entidades hoteleiras – especialmente em localidade que não tem tanto conhecimento. Para os convidados escolha um ou dois hotéis melhor localizados e distribua-os. Se optar por reservar sem intermediários, estude bem as condições de reserva de quartos e a política de cancelamentos para evitar pagar quartos sem usufruir deles.