Sugestões para organizar uma conferência científica sem percalços

Sempre que iniciamos um projeto novo, a ansiedade e a motivação inundam o nossa consciência. Se por um lado sonhamos e idealizamos, por outro lado temos dúvidas e medos que nos assombram. Na gestão de eventos o problema é idêntico – cada evento é único e queremos que seja especial, memorável e digno de louvor.

No entanto, para além das especificidades únicas, os eventos são também compostos por características que facilmente a organização pode replicar e optimizar, não só diminuindo assim o stress associado à organização, como reduzindo drasticamente o investimento financeiro, humano e temporal necessário à concretização do evento.

Se está agora a iniciar a organização de conferências científicas, partilhamos consigo algumas dicas que lhe poderão ser úteis:

• Não queira fazer tudo sozinho. Encontre uma equipa próxima de confiança e motivada, e delegue neles responsabilidades;
• Inicie a organização com um ano de antecedência (ou mais, se esperar mais de 750 participantes);
• Defina o local do encontro logo que possível;
• Faça um rascunho do programa científico;
• Desenvolva um orçamento com os fornecedores locais e defina o número mínimo de participantes para não ter prejuízo;
• Quanto menos intermediários nos serviços (especialmente nos de catering), menores serão os custos;
• Opte, se possível, por cidades pequenas com boa rede de transportes. Comparativamente com os grandes centros urbanos, os preços poderão ser substancialmente mais baixos e poderá obter melhores condições de acolhimento;
• Se optar por realizar o seu evento num grande centro urbano, deverá antever os grandes eventos nas datas que idealizou – o que terá um grande impacto nos serviços disponíveis e custos associados e, sobretudo, na pressão sobre o alojamento hoteleiro;
• Página de conferências simples, bem organizada e harmoniosa. Dê preferência a páginas responsivas e sem demasiados pontos de distração: cores muito fortes, destaques em excesso,  demasiado movimento…;
• Aposte na divulgação nas redes sociais (e grupos da especialidade) e junto de entidades científicas que possam potenciar o alcance na sua área, mas apenas quando tiver um programa provisório e uma página;
• Se optar por envio de mailing, certifique-se que as listagens respeitam a política de proteção de dados – mesmo quando um colega partilha uma listagem de e-mails deverá ter esse cuidado;
• Inclua um momento de atribuição de prémios. Os prémios enaltecem o mérito e aumentam a visibilidade das conferências, quer através do incremento de comunicações submetidas, quer na difusão pelas redes sociais;
• Feche a aceitação de comunicações, no máximo 3 meses, antes da conferência;
• Evite prolongar os prazos de pagamentos até ao último mês;
• Imprima o livro de resumos um mês antes da conferência;
• Tenha a lista de participantes e pagamentos fechada quinze dias antes da data do evento.
• Opte por um software de gestor de eventos que integre vários serviços.

Mais informações em www.sci-meet.com