Sugestões para organizar uma conferência científica sem percalços



Sempre que iniciamos um projeto novo, a ansiedade e a motivação inundam o nossa consciência. Se por um lado sonhamos e idealizamos, por outro lado temos dúvidas e medos que nos assombram. Na gestão de eventos o problema é idêntico - cada evento é único e queremos que seja especial, memorável e digno de louvor.

No entanto, para além das especificidades únicas, os eventos são também compostos por características que facilmente a organização pode replicar e optimizar, não só diminuindo assim o stress associado à organização, como reduzindo drasticamente o investimento financeiro, humano e temporal necessário à concretização do evento.

Se está agora a iniciar a organização de conferências científicas, partilhamos consigo algumas dicas que lhe poderão ser úteis:
  • Não queira fazer tudo sozinho. Encontre uma equipa próxima de confiança e motivada, e delegue neles responsabilidades;
  • Inicie a organização com um ano de antecedência (ou mais, se esperar mais de 750 participantes);
  • Defina o local do encontro logo que possível;
  • Faça um rascunho do programa científico;
  • Desenvolva um orçamento com os fornecedores locais e defina o número mínimo de participantes para não ter prejuízo;
  • Quanto menos intermediários nos serviços (especialmente nos de catering), menores serão os custos; 
  • Opte, se possível, por cidades pequenas com boa rede de transportes. Comparativamente com os grandes centros urbanos, os preços poderão ser substancialmente mais baixos e poderá obter melhores condições de acolhimento;
  • Se optar por realizar o seu evento num grande centro urbano, deverá antever os grandes eventos nas datas que idealizou - o que terá um grande impacto nos serviços disponíveis e custos associados e, sobretudo, na pressão sobre o alojamento hoteleiro;
  • Página de conferências simples, bem organizada e harmoniosa. Dê preferência a páginas responsivas e sem demasiados pontos de distração: cores muito fortes, destaques em excesso,  demasiado movimento...;
  • Aposte na divulgação nas redes sociais (e grupos da especialidade) e junto de entidades científicas que possam potenciar o alcance na sua área, mas apenas quando tiver um programa provisório e uma página;
  • Se optar por envio de mailing, certifique-se que as listagens respeitam a política de proteção de dados - mesmo quando um colega partilha uma listagem de e-mails deverá ter esse cuidado;
  • Inclua um momento de atribuição de prémios. Os prémios enaltecem o mérito e aumentam a visibilidade das conferências, quer através do incremento de comunicações submetidas, quer na difusão pelas redes sociais;
  • Feche a aceitação de comunicações, no máximo 3 meses, antes da conferência;
  • Evite prolongar os prazos de pagamentos até ao último mês;
  • Imprima o livro de resumos um mês antes da conferência;
  • Tenha a lista de participantes e pagamentos fechada quinze dias antes da data do evento.
  • Opte por um software de gestor de eventos que integre vários serviços. 
Mais informações em www.sci-meet.com


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